E-Mail: Fluch oder Segen?

Gestern Abend habe ich unbewusst mein E-Mail Programm in den Offline-Modus geschaltet. Ab etwa 17 Uhr hatte ich - zumindest betreffend Mails - einen aussergewöhnlich frühen Feierabend. Das bin ich mir als selbstständig Erwerbender ja gar nicht gewöhnt... Als ich mir dessen heute morgen bewusst wurde, hatte ich aber einen kleineren Schock. Per E-Mail nicht mehr erreichbar sein: Unvorstellbar!

Gerade heute bringt die Netzwoche einen Artikel über E-Mail, der fragt, ob sie ein Mittel der Effizienzsteigerung oder Zeitfresser sind (Gesamter Artikel nur in Print, Kurzmeldung hier). Dem Artikel zugrunde liegt eine Studie von Dr. Pascal Sieber & Partner, Bern. Autorin des Artikels ist Nicole Scheidegger, die dort Consulting & Research betreibt.

Das Fazit der Autorin ist recht ernüchternd: «Kaum jemand hat bisher gelernt, mit diesem Medium methodisch richtig umzugehen».

Aus Seiten des Absenders seien die Herausforderungen:

• Entscheidung über das richtige Kommunikationsmedium (d.h. E-Mail ist zwar praktisch aber nicht immer der richtige Kommunikaitonsweg)
• Formulierung des Inhaltes (2 Tipps: Das Wichtigste zuerst. Nur 1 Thema pro Mail)
• Formulierung der Betreffzeile (nichtssagende Betreffszeilen hindern beim Durchforsten der Inbox)
• Wahl des Verteilers (Vielfach verstehen die Empfänger nicht, warum sie ein CC bekommen)

Dem Empfänger stellt sich die Schwierigkeit, die Übersicht zu behalten und mit den richtigen Prioritäten zu reagieren. Dabei sei er unter dem sozialen Druck, rasch zu reagieren, schreibt die Autorin.

Für eine effiziente Bearbeitung der E-Mails empfiehlt sie:

• Unwichtige Mails sofort löschen
• Kleinere Sachen sofort beantworten
• Grössere Sachen verschieben
• Zeitfenster einplanen für die Bearbeitung von Mails.

Welchen Stellenwert E-Mails mittlerweile haben, zeigt die Zeit, die wir dafür aufwenden. Die in der Studie Befragten - alles berufstätige, internettaffine Personen - beschäftigen sich täglich rund eine Stunde und 20 Minuten mit E-Mails. Bei 20 Prozent der Befragten sind es sogar über zwei Stunden.

Details in der aktuellen Netzwoche Nr. 39 auf S. 6 / 7. Theoretisch kann man die ganze Studie bei Dr. Pascal Sieber und Partner bestellen (190 CHF), doch bis jetzt ist auf der Website der Firma nichts drauf.

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